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商務英語深聊系列－拒絕浪費時間！五招破解假性會議（上）
隨著全球疫情趨緩、放寬商務入境後，接下來將會有更多面對面的國際會議，尤其在台美經濟倡議積極推動之下，預期未來還有許多跨國的深度合作討論。
而在商務合作上，想必會有許多會議，會議裡不怕沒有共識，怕的是彼此意見相左的地方都說不清楚，浪費時間來回確認，在英文中稱為 back-tracking ，這也是令全球商務人士相當反感的情況。
為避免back-tracking，就要知道怎麼在會議中確實累積進度，其中最關鍵的就是怎麼樣結束一場會議。
其實要讓會議結束很簡單，但常常會遇到下列這些常見問題：第一個是會議結束以後，才發現剛剛好像沒有指派負責人，也沒有明確日期；再者是覺得會議中講的很清楚，但事後大家聽到的都不一樣；最後一點，明明都覺得討論了，卻在事後才發現大家意見一堆。
遇到以上三種情形，其實就是「假性的開會」，在會議中有結論，但卻沒有任何行動，而這樣的會議品質對於個人的領導力來說，是很不利的負面因素，千萬要避免。
筆者整理出五點假性會議的破解法，將分成上下集提供給您，今天先介紹其中三點，用易懂且好用的英文句子，幫助讀者能有效率的結束一場會議。
#1 Ensure Alignment 確保目標一致
在會議前，確認大家目的相同，要往同一個方向前進，尤其當與會者超過三位重要關係人的時候，往往會有其中的一兩位主導性較強，這也容易讓其他人沒有充份表達的機會，這些人容易在事後採取消極抵抗的方式，無聲抗議會議的結果。
特別要注意在電話會議時，因為看不到對方表情，更容易忽略其他與會者的意見，讓會議達成假性的結論。
當意見出現分歧，心不在同一艘船上，事情自然沒有辦法推展，更慘的是我們多半事後才知道，而為了避免這個情形，多講這一句是必要的，此時我們可以這樣說：
“Is there anything else someone needs to say or ask before we move to the next topic？”
在我們進入到下一個主題之前，還有其他要說或要問的問題嗎？
“Is everyone OK with where we ended up？”每個人對於這樣的結論都OK嗎？
“Susan, you look／sound puzzled, what do you think we should do？”蘇珊，你看上去／聽起來有些疑惑，你認為我們應該怎麼做？
在有人抱持消極態度並進入抵抗模式之前，你要主動給大家一次機會來表達意見，這樣問的同時，能再次確認所有人對於會議的進展是認可的。
#2 Bring Clarity 釐清盲點
有時候大家都同意大方向，但是還是有點卡住的時候，不妨可以用以下的方式引導大家思考，把想法聚焦、收斂為行動方案，讓大家在討論後，使得行動更清晰、完整。
身為會議的主持人，我們要能夠讓討論的內容更加的具體清晰，此時我們可以這樣說：
“What exactly do we need to get done before the next meeting （to ensure progress？）”在下一次會議之前，我們到底需要完成什麼工作（以確保進度？）
關鍵在於：當大家開始去思考自己的工作份量之前，會希望先有一個結果，來彙整整體行動的階段，因為專案是彼此環環相扣的，大家一起拼湊才能兜出最完備的邏輯步驟，例如哪些是不可缺少的資訊，或哪些行動該要先發生等等，這一階段非常重要。
#3 Show the value created 點出將創造的價值
依照上述的方法，凝聚出整體的行動方案後，很多人會直接開始分工，但若能用一兩句話稍微回顧已經完成的方案的雛形，激起大家的衝勁，會更加分。
例如我們說：「看起來我們有個不錯的起頭」，就能讓大家更有動力投入（to be invested），也能證明了一開始所說的「只要我們合作，這是有機會的」，如此回顧也會強化你的影響與領導力，此時我們就能這樣說：
“That seems like a “feasible plan, isn’t it？”
這似乎是一個可行的計劃，不是嗎？
”Alright, looks like the path forward is getting more clear.”
好吧，看起來前方的道路越來越清晰。
結語
今天我們學習高效結束會議的三種方法，讓與會者能快速進入狀況，並確立會議的前進方向；下次我們將介紹最後兩個訣竅「設立進度」與「快速回顧」，幫助你在會議中能更做個完美的總結，我們下回見！
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