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好好說話》寫信愛用「FYI」，會讓主管「心很累」？知會回報的3個要點
撰文者：李頤欣 整理
這是沈經理今天第三杯咖啡了，看他一邊咬著吸管，一邊不耐煩地滾著滑鼠。一旁的王經理湊了過來：「你信件也太多了吧！這個小明不是你們組的新人嗎？他幹嘛寄那麼多封信啊？」
「唉，不知道啊」沈經理灌了一大口咖啡，這個小明，進公司之後一直很積極，但不知道是從哪學的向上管理技巧，大事小事、雞毛蒜皮的訊息，通通都要回報。每天光是回他的訊息、看他寄來的email，就花掉一堆時間。
他其實也跟小明溝通過，請他自行判斷、不用凡事回報，但或許是代溝問題，他認為不重要的事，小明件件回報。尤其是那些標上「FYI」的信，小明一天會寄個十幾封過來，真是煩不勝煩。
你的主管，是「用戶」；你的工作成果，是「產品」
主管代表公司雇用員工，為的是節省自己的精力和時間，更高效地完成工作。所以，與其把主管當成上級，不如把主管當成「用戶」；與其想著「要和主管打好關係」，不如把思路換成「我要服務好我的用戶」。
從這個角度來看，小明學的「向上管理」，明顯沒學好。資訊同步很重要，但主管不是員工的爸媽，主管有既定行程要跑，大量工作要處理。沒有時間意識、想到就傳的工作回報，會讓主管的時間被分攤得稀薄且不確定。
正因為主管是用戶，我們交付的任一工作成果，就都該是一個「產品」。舉凡平時閒聊、郵件往來、每週例會，都要有清晰的背景、扼要的表達、完整的訊息，讓主管可以快速進入語境、抓到重點。
如果，我們能讓主管看一眼就知道：這是什麼？對我有什麼用？品質如何？有問題怎麼辦？就等同是讓自己成為一款易用的產品。容易使用、「開啟率」隨之提高，就不會出現像小明那樣，讓主管灌咖啡提神的情況。
你可以這樣做
1.制定原則，避免凡事共享訊息
或許是資訊共享風氣的影響，很多公司連非必要性、低重要性的資訊，都會透過內部系統公告周知。這種做法看似是內部溝通流暢，其實會拖垮組織運作效率。
組織內部，可以制定一致的原則，要求大家依據資訊類別，決定要To、Cc或Bcc給誰，每一種知會方式都給出明確定義，就能減少傳送不必要的郵件，改善收件匣爆滿的情況。
2.戒掉反射動作「FYI」
FYI（For Your Information）是很多人都知道，也常使用的縮寫。字面意思是「供你參考」，背後的白話文則是「這東西對你可能有用、可能沒用，反正東西給你了，你看著辦。」此外，更有人認為，FYI是平輩之間的用語，不適合向上級使用。
寫上FYI的信，不外乎兩種情況：提出一個問題給收件人，卻沒有具體的建議；丟出一份資料給收件人，卻沒有明確的結論。這兩種情況，給出的訊息都不明確，訊息沒有價值，對收件人來說，就是耽誤時間。與其反射性地加上FYI就寄出，可以多加幾句：「附件是關於⋯⋯的報告，其中有3個重點，分別是A、B、C。」
3.掌握回報的時間節點
主管的精力有限，毫無章法的回報，只會讓主管感到消耗。
若真的有大量資訊要回報，可以以固定時間為單位，以每天、每週、每月報告的形式，階段性呈報工作狀況。或者，可以以專案為單位，在重要階段上進行報告，如專案成立、正式上線、版本迭代。
把主管當成用戶，謹慎掌握訊息同步的節奏，才能吸引更多的資源、注意力。
＊本文經整理參考自《避免工作無效圖鑑》（星出版）、《等人提拔，不如自己拿梯子往上爬》（蔚藍）、「網民肥皂箱」
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