個人與家庭理財最常被忽略的一件事：財務文件管理

在了解個人與家庭的理財管理三步驟之後，把錢管好還有一個重點，那就是妥善整理各種帳單、稅單、重要文件等，建立自己的財務文件管理系統。之前在「財務健檢清單」這篇文章裡列出了 10 項檢核清單，其中一項是「重要財務文件管理」，能在需要的時候輕易調閱檢視，就是擁有好的財務文件管理系統了。

Q：為什麼要建立財務文件管理系統？

為什麼把個人／家庭財務文件系統建立好有助於金錢管理呢？每天消費拿到的發票、收據，每月收到的信用卡帳單，每年定期收到的稅單跟保單繳款單據，這些文件忠實紀錄我們的財務活動。

短期而言，帳單能幫助我們管理每日、每月的消費活動，報稅時要抵稅有所憑據等。以中、長期的眼光來看，財務文件幫助我們檢視理財進度，規劃未來的目標，也能在關鍵時刻有足夠資訊盤點資源，除了應付眼前與未來的支出之外，也能做出有益的投資決定。

Q：重要財務文件如何分類？

薪資單、定存單、銀行對帳單、信用卡帳單、稅單…這麼多財務文件該怎麼分類才好呢？最基本的方式是依照文件類型來分類，建議如下：

• 財務管理類

  • 個人／家庭資產負債表

  • 個人／家庭現金流量表

  • 個人／家庭預算計畫表

  • 財務目標與計畫清單

• 稅務紀錄類

  • 薪資單

  • 所得扣繳憑單

  • 綜所稅減除、扣除額相關憑據

  • 繳稅收執聯

  • 退稅紀錄

• 銀行帳務紀錄類

  • 銀行存簿

  • 定期存單

  • 銀行對帳單

  • 銀行帳號密碼清單

  • 銀行保險箱鑰匙

• 信用紀錄類

  • 信用卡帳單

  • 信用卡申請紀錄

  • 信用卡持有清單（信用卡號碼、發卡銀行資訊）

• 消費紀錄類

  • 重大消費收據

  • 各種物品使用說明書

  • 汽車登記紀錄

  • 汽車所有權狀

  • 汽車維修紀錄

• 房屋紀錄類

  • 房屋租約

  • 房契、地契、所有權狀

  • 房屋維修收據

  • 房屋抵押貸款單據

• 保險紀錄類

  • 保單正本

  • 保單影本

  • 保費收據

  • 醫療紀錄

• 投資紀錄類

  • 券商開戶紀錄

  • 股票、基金、ETF 交易紀錄

  • 股利股息領取紀錄

• 退休與身後事類

  • 退休帳戶資訊

  • 信託紀錄

  • 遺囑

  • 財產資訊

依照以上類別分類後，則可按照日期來分類（例如年、季、月），因此能在需要的時候隨時且隨手找到文件。已經過期或失效的文件，則要定期安排時間清理，節省收存的空間。

Q：哪些財務文件適合電子化？

資產負債表、現金流量表、預算計畫表、投資紀錄等文件，很適合用 Excel 表格來紀錄一段時間內資產的變化，電子化的優點是方便搜尋檢索，文件標題要包含關鍵字跟年度方便查找。當然，電子化也有檔案外流的風險，因此需要將重要電子文件加密保存。

核稿編輯：李柏鋒

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延伸閱讀：
如何做好理財規劃？步驟一：製作個人／家庭的財務報表（資產負債表Excel檔下載）
如何做好理財規劃？步驟二：了解個人／家庭的現金流向（現金流量表Excel檔下載）
如何做好理財規劃？步驟三：寫下「做得到的」預算編列（預算表範例Excel檔下載）