個人與家庭理財最常被忽略的一件事：財務文件管理
在了解個人與家庭的理財管理三步驟之後，把錢管好還有一個重點，那就是妥善整理各種帳單、稅單、重要文件等，建立自己的財務文件管理系統。之前在「財務健檢清單」這篇文章裡列出了 10 項檢核清單，其中一項是「重要財務文件管理」，能在需要的時候輕易調閱檢視，就是擁有好的財務文件管理系統了。
Q：為什麼要建立財務文件管理系統？
為什麼把個人／家庭財務文件系統建立好有助於金錢管理呢？每天消費拿到的發票、收據，每月收到的信用卡帳單，每年定期收到的稅單跟保單繳款單據，這些文件忠實紀錄我們的財務活動。
短期而言，帳單能幫助我們管理每日、每月的消費活動，報稅時要抵稅有所憑據等。以中、長期的眼光來看，財務文件幫助我們檢視理財進度，規劃未來的目標，也能在關鍵時刻有足夠資訊盤點資源，除了應付眼前與未來的支出之外，也能做出有益的投資決定。
Q：重要財務文件如何分類？
薪資單、定存單、銀行對帳單、信用卡帳單、稅單…這麼多財務文件該怎麼分類才好呢？最基本的方式是依照文件類型來分類，建議如下：
財務管理類
個人／家庭資產負債表
個人／家庭現金流量表
個人／家庭預算計畫表
財務目標與計畫清單
稅務紀錄類
薪資單
所得扣繳憑單
綜所稅減除、扣除額相關憑據
繳稅收執聯
退稅紀錄
銀行帳務紀錄類
銀行存簿
定期存單
銀行對帳單
銀行帳號密碼清單
銀行保險箱鑰匙
信用紀錄類
信用卡帳單
信用卡申請紀錄
信用卡持有清單（信用卡號碼、發卡銀行資訊）
消費紀錄類
重大消費收據
各種物品使用說明書
汽車登記紀錄
汽車所有權狀
汽車維修紀錄
房屋紀錄類
房屋租約
房契、地契、所有權狀
房屋維修收據
房屋抵押貸款單據
保險紀錄類
保單正本
保單影本
保費收據
醫療紀錄
投資紀錄類
券商開戶紀錄
股票、基金、ETF 交易紀錄
股利股息領取紀錄
退休與身後事類
退休帳戶資訊
信託紀錄
遺囑
財產資訊
依照以上類別分類後，則可按照日期來分類（例如年、季、月），因此能在需要的時候隨時且隨手找到文件。已經過期或失效的文件，則要定期安排時間清理，節省收存的空間。
Q：哪些財務文件適合電子化？
資產負債表、現金流量表、預算計畫表、投資紀錄等文件，很適合用 Excel 表格來紀錄一段時間內資產的變化，電子化的優點是方便搜尋檢索，文件標題要包含關鍵字跟年度方便查找。當然，電子化也有檔案外流的風險，因此需要將重要電子文件加密保存。
核稿編輯：李柏鋒
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延伸閱讀：
如何做好理財規劃？步驟一：製作個人／家庭的財務報表（資產負債表Excel檔下載）
如何做好理財規劃？步驟二：了解個人／家庭的現金流向（現金流量表Excel檔下載）
如何做好理財規劃？步驟三：寫下「做得到的」預算編列（預算表範例Excel檔下載）
