成為管理大師!善用你的「外部大腦」

·百萬小資女
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成為管理大師!善用你的「外部大腦」
成為管理大師!善用你的「外部大腦」

時間,是每個人最公平的資源,每個人每天都擁有24個小時,不會因為你口袋的深度而有所不同。既然大家都說「時間就是金錢」,那麼,管理好時間,其實也是管理好你的金錢。

最近我在讀《搞定!工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》這本書,作者是大衛.艾倫。雖然只讀了一半,但已經讀到一些我覺得很不錯,可以用來有效管理時間的辦法,恰好,我本來也會運用這些方式,但因為閱讀,我又進一步組織跟改善我的省時小技巧,來跟大家分享其中一個─『善用「外部大腦」』的技巧。

什麼叫做「外部大腦」?譬如行事曆、記事本,還有我個人常常使用也非常推薦的「Google Keep」,這是一種可以當作便條貼的手機App,它可以設定成不同層級的「清單項目」,完成後在系統內建的方框打勾,簡單來說,就是隨身版的checklist。

用「外部大腦」的好處是什麼?相信大家都有一種經驗,就是當你全神貫注在做一件事情的時候,常常突然驚覺「啊!居然已經這個時間了!」然後回頭看,剛剛那段全神貫注的時間工作效率極高,且一定對手邊正在執行的專案有極大的意義。

但是,一般狀況下,一通電話、一則Line訊息、一封E-mail…或你明明在做A專案,但腦中一直想著「我昨天交去的報告,老闆不知道看了沒?」「下班要記得幫小孩買點心。」諸如此類,來自外部或內部的雜訊都有可能打斷你的全神貫注。

所以我們要想辦法降低這些干擾,外部的部分,有些避免不了,不過,像我自己的狀況,我在專心做一件事情,而且期望有大進度的時候,會關閉即時通訊系統,也不會開啟信件通知;至於來自腦中的內部干擾,很簡單,就先存放在外部大腦,等「全神貫注」時間結束再去檢視就可以了!

把腦中的雜訊和待辦清單快速收集至可靠的系統中,你就不用靠大腦記憶,也不用費心多想,既可以節省腦袋容量、也節省思考時間。很多人會說「我記在腦裡」,但這樣的狀況,不是忘記就是一直被腦中雜訊干擾,真的、真的不要小看現代社會的超大訊息量。

當你將所有待辦清單收集至外部大腦後,先專注現在要做的事情,因為你剩下要做的事情也不會跑,所以不用緊張,完成一個之後,再打開外部大腦,看看下一個待辦事項是什麼。

不過,待辦清單要隨時調整,譬如你完成A事項,原本預計今天還要完成B事項才下班,但眼看跟別人約定的聚會時間要到了,這個時候,你就得調整你的行動順序,或將B事項拆成B1、B2、B3的小步驟,利用剩下不多的瑣碎時間,將B事項完成一部分,然後時間到了再去赴約,這樣既不浪費時間、也不會遲到或放棄和朋友的聚會。

你要知道調整不是壞事,利用外部大腦,讓自己專注現在要做的事情、重拾生活及工作的主導權,那麼就能節省時間,更快將待辦清單一一打勾!好習慣,快點培養起來吧!