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專‧家‧傳‧真－遠距辦公趨勢下 如何保護公司機密？
Airbnb CEO切斯基 （Brian Chesky）今年4月底宣布旗下公司6,000名員工「永久性遠距辦公」，並在美國知名媒體上大膽預測此為未來的辦公型態，聽起來，更與Airbnb後疫情的新商業模式，息息相關。
受到疫情的影響，許多企業開始採取混合和遠距辦公，且即便目前全球已走向與疫情共存的趨勢，混合和遠距辦公仍將會是未來的常態！ 但也因為遠距辦公，使得機密資料的流通不再限於公司內部，增加了外洩風險，因此，希望能根據過去的實務經驗，提供企業一些基本建議，以因應遠距辦公的營業秘密保護。
在遠距辦公的前提下，企業要保護營業秘密，建議可以採取四個步驟：
一、盤點營業秘密：首先，企業必須先了解自己有哪些營業秘密，才能知道哪些資訊是需要保護的。至於盤點方式，必須針對各部門進行，因為機密資訊不見得只會存在於研發部門，例如：使用的特殊材料除了研發部門外，採購部門可能也會有相關資訊。因此，針對不同部門進行完整盤點，了解企業有那些機密資訊？這些資訊存放在哪裡？才能針對這些資訊加以保護。
二、分級管理：企業了解有哪些資訊需要保密之後，接下來要針對各項資訊依照重要性進行分級，以便針對不同程度重要性的資訊進行不同程度的管理及保密措施。
三、規範制度的建立：經過前述盤點、分級階段後，可能會區分出「涉及企業經營命脈的資訊」、「對公司營運有重大影響的資訊」、「對公司營運有影響的資訊」、「無法直接供營運使用但可做為參考的資訊」等不同等級的機密資訊。其中，對於涉及企業經營命脈的資訊，建議在非特殊的情形下，仍然限制遠端存取；至於其他等級的機密資訊，則建議依照等級，視實際情況設定不同程度的使用權限（例如：檔案能否復製或僅能單純閱覽）及核決權限。
四、內部控制及稽核：企業要能透過系統或程式，確認可接觸極機密資訊員工針對機密資訊所進行的各項使用，例如：下載、上傳、複製、檔案更名等所有動作，均能留下數位軌跡，並且建立稽核制度，針對各項數位軌跡進行稽核，以了解是否有異常操作之情形，預先防止企業機密資訊外洩。
最後，遠距辦公在短期的未來內仍可能是一種趨勢，而因為不是在正式的辦公室內，員工往往會忽視一些規範細節，無意中可能會因為便宜行事而違反公司的一些保密規範，造成無法挽回的後果，但有時員工只是因為對於細節的忽略，並非有意違規。
因此，透過員工的教育訓練，讓員工熟悉公司規範，將會是遠距辦公趨勢下企業需要更加注意的重點。
