商務英語簡報系列－如何用英文有效解釋圖表曲線

在學習數據圖表的英文時，能發現坊間許多成人英語教材，會提到如何形容一條曲線，像是increase steadily或是dip sharply，雖然這樣的內容有與英文沾上邊，但是在職場裡，陳述一條曲線只能算是完成了基本的任務，如今天的標題所說，只是「形容了一條曲線」而已。

回到本篇文章的重點，難道同事們和老闆是看不懂這條線的高低起伏嗎？在筆者過去任職的公司，甚至明文規定不准講「as you can see」這句話，根據規定這條規範的老闆表示，這句話本質上沒有任何意義。而從他的觀點延伸，廣義來講，「as you can see, the revenue increase steadily over the past 6 months」，整句話也沒有任何重點，只能算是個鋪陳。

在明白不能平鋪直敘的解釋曲線後，接下來要講的內容才是重點，根據我的體會，講到數據和曲線有四件事情最為重要，在這邊跟大家做個分享。

#1 解釋圖表基礎資訊及資料來源

解釋圖表的基本資料是許多報告者常忽略的事情，因為圖表是要用來說明某件事，而不是成為另一個困惑的來源。

舉例來說，維修工程師常常會用到一張圖表叫做MTBF（ Mean Time Between Failure ），用來表示平均故障間隔時間曲線，但若不是專業的技術人員，很少人能馬上這份圖表要表達的意思，因此在報告的開始，可以從頭開始解釋，我們能這樣說：「接下來我們看一下這張圖，這張圖是___，X軸是代表___，Y軸代表___，他代表的實質意義是___」；若換作英文表達可以這樣說：「Now let me show you this line graph of … ,the vertical axis shows（縱軸單位）,and the horizontal axis represent（橫軸單位），this curve illustrate（圖表呈現之內容）」，將圖表的基本資料表達清楚，就能讓台下的觀眾更容易進入情況。

這個道理與廚師切菜一樣，當台菜師傅要切菜的時候，會拿一條抹布墊在切菜板下面，求的就是一個穩當、好切。你可以把這張圖當成是切菜板，等一下要在這張圖上有許多的討論、甚至是爭論，所以說明這張圖的基礎資訊就像是在鉆板下鋪墊一塊抹布，能有效降低後續討論的震盪。

甚麼樣的震盪？你知道公司裡面被稱為進步阻礙的那些人最拿手的一招是甚嗎？ 他們的起手式第一句就是，「你這個資料是哪個單位提供的，蒐集的對象是誰？」，通常接下來的半個小時就是輪到講者困窘的交代這張表的來源出處，費力地證明資料的可靠性，但如果一開始就交代圖表出處，就能先把未來可能未爆彈引信拆除。

#2 轉折處做清楚說明

老闆們每天看這麼多圖表，他並不想要、也不需要知道所有細節，他只想要掌握線條轉折背後的原因；同理可知，客戶也是一樣，當你要拿圖表來說服客戶，務必說出線條轉折的重大趨勢，才有可能說服他們。

這時能用以下的句型來表達，「which indicate that＋（代表的事情）」，「which is a result of＋（原因）」，運用這些連接詞，很快就能帶入正題，讓對方了解圖表當中隱藏的含義。

#3 進階講解線條型態

辨識型態的方式，例如能放上多條曲線做比較，比方拿去年第一季，和今年的第一季的比較，當我們放在一起比對的時候，就可能辨識出一些有意思的型態，比方說年初的幾個禮拜，因為還在消化聖誕檔期沒賣完的庫存，通常客戶的進貨量較低，整個拉貨的速度大概都是從三月才會開始加速。

藉由清楚的抓出季節性的因素，我們能夠清楚辨認今年和往年的不同：例如今年的三月出貨上升的幅度大於往年，因為…，這些資訊才是在會議裡最有價值的內容。「By looking at all these lines,we recognize an interesting pattern,which is＋（你想要傳達的觀察）」。其中的recognize the pattern 指的是辨識出型態。

#4 做對於未來的預測

也就是中文說的「放眼未來」，對未來的預測也是能夠引起超多討論的部分。「Based on our intelligence and the assessment , here is our simulation of the future scenarios」每個同事、長官進到會議室開會，都是希望透過會議，打造一個更棒的未來，沒有人想要開了兩、三個小時的會議，只為了得知現況如何，雖然這道理很好理解，卻很少人會做的就是針對剛剛討論的曲線走勢，來做一個延伸，其實最佳的方式就是把原本的那一條線，往三個方向延伸，分別是「best case scenario」,「worst case scenario」,「most likely」三個可能的延伸方向並標記為虛線。

結語

最近看了一部有關於半導體工程師的訪談影片，對於三十歲以上左右的世代所面臨的壓力頗有感觸，裡面的主角有說到他這麼拚的原因，是希望藉由把事情做到極致，而能夠在體力可以負荷的情況下，能夠多拚一點，給這個家更多的保障，看完除了深深的感動與敬意之外，其實我最想給所有爆肝世代說的是，要花20％的時間在呈現上面。

Play hard是認真的人的特色，但有沒有Play smart就是差別。三十歲左右的世代，已經在自己的專業崗位上鑽研了五年左右，很多專業領域已達可發表自己獨立看法的程度。

這個時候，要把所謂的做到極致的這件事情擴大開來，把每個月的報告、每一季跟總經理報告的場合，也放到極致的雷達範圍裡。

讀者可能覺得做事認真就已經花掉很多體力，現在連簡報也要花功夫？其實要言不繁，講到重點才是老闆與客戶想要的，若能在既有的水準之上，稍微強化這四點：說明圖表的背景資訊、描述每個重大轉折背後的事件、辨認出線條的型態，最後再延伸對於未來走勢的看法。

透過簡單的這四點，我相信每個人都可以早點回家陪小孩，因為老闆開始會希望放手讓你負責一些更策略面需要動腦的角色。

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（本文出自JEFF商務英語）

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