商業英文單字深聊系列-與烏克蘭總統學習 精準提升會議效率

每次在與客戶簡報之前,你都有想清楚,這場簡報會議的目的嗎?若一開始沒有想清楚要跟客戶確認的資料或結果,或許就白白浪費這段時間。

在講解前,有一個重要的英文名詞要先記得,叫做"Key Asks",Ask 在這邊作為名詞,應當做request 意思是一樣的。Ask在英文字典中的意思是:A demand or situation that requires a specified degree of effort or commitment.

過去,筆者與亞馬遜公司在開會的時候,他們其中一頁的memo,大大的區塊標題就是寫著Key Asks,指的是亞馬遜需要品牌公司承諾投入資源的事項,例如增加專職的客戶經理、產品種類需增加或是備品從2%拉高到3%等,重要的決議事項,都會出現在這一區塊。

這次的會議讓我了解到,原來所有的簡報,在開會之前,都應該把希望對方做的事情,詳細列清楚。也因為這個做法,能用最短的時間達成最終的目的。

之後幾次與亞馬遜的會議也一樣有效率,過程令人神清氣爽,也和之前和其他公司開會完全不同。筆者也是在這場會議後才真正被點醒。

對於一般的讀者來說,英文簡報有好幾個不同的關心層次:第一個層次是擔心自己的英文不夠好;第二個層次是關心產品特色有沒有講清楚;第三個層次則是在乎講完大家有沒有印象深刻,客戶的反應是不是熱烈。

我想絕大多數的人也和我一樣,將大把時間花在修煉上述這三方面的能力,不管是對著鏡子大聲練習,還是套用專業的簡報範本,又或者是修正用字遣詞,務必做到精采吸引人。

但在進行前三項修練的同時,很容易讓我們忘了一項很久之前就是該知道的概念,那就是「到底要這個會議來幹嘛?」 以及「你要對方做些甚麼?」

打個比方,在攀登玉山的路上,千辛萬苦爬到排雲山莊之後,吃完早餐後,看著雲海覺得心曠神怡,就要準備下山了嗎?我想應該不會有人這樣做,排雲山莊雖然美好,但那並不是終點,要征服玉山,總得在玉山主峰上拍照,才算完成。

因此,我們將這個觀念延伸到簡報報告的第四個層次:

簡報準備的過程,請把重心放在,你希望客戶(聽眾)這次下單多少?要下哪個型號,多少數量?如果客戶不能下單A型號,那客戶該下哪個替代型號B?

覺得這些問題太細、太具體,而感到困惑嗎,其實因為過去我們一直有個習慣,希望透過一個好的簡報,讓客戶留下完美的印象,而在簡報之後,就看緣份了,最好是客戶因為超級開心,瘋狂下單,但是事實往往不是這樣,原因是缺乏一個具體的方案給客戶考量。

我們透過澤倫斯基在美國國會的對談中來印證這項關鍵概念,時間回到3月16號,澤倫斯基透過視訊和美國國會的兩黨議員進行演說,這些委員掌握軍售條件與國防預算的生殺大權,這場視訊會議關係到好幾十億美元的軍售金額,也關係到烏克蘭可以買甚麼武器、可以買到多少武器,過程中澤倫斯基是怎麼進行Key Asks 的呢?

以下分為三個步驟跟大家說明:

#1 確立自己 要的是什麼

烏克蘭現在最需要的是甚麼,是武器支援嗎,這樣定義實在太模糊了,所以澤倫斯基講得很清楚,面對現在的戰局,俄羅斯享有空軍的優勢,從高空轟炸地面設施,防不是勝防,為了確保軍用物資以及人道走廊的運輸,他要的是「防空武力」,包含設立禁航區等等。

Is this a lot to ask for, to create a no-fly zone over Ukraine to save people?

Is this too much to ask human humanitarian no-fly zone, something that you can said Russia would not be able to terrorize our free cities.

#2 訴求情感 讓人感同身受

大家都知道烏克蘭被俄羅斯狂轟濫炸,也都知道處境很艱難,但是有沒有感同身受就是個問題,Tim Cook 說過一個字叫做visceral feeling,那就是打從骨子裡感受到的意思。

所以澤倫斯基用影片說故事,影片呈現出烏克蘭原本美麗的都市被狂轟濫炸之後的破敗景象,再搭配動人的音樂作背景,除此之外,他更用美國人最能感同身受的911 事件以及珍珠港事件來做喚醒大家心中的感受。

Remember pearl harbor, morning of December 7, 1941, when your sky was black from the planes attacking you.

Remember September 11, terrible day in 2001, when evil tried to turn your cities, independent territories in battlefields.

Our country experiences the same, every day, right now, at this moment, every night for three weeks now.

#3

同時給人選項

最終提供一個轉圜的餘地,讓對方即使無法立即答應,也能有一個退而求其次的方案。

在演講中澤倫斯基最後說:「如果不能設立禁航區,不然,請給我們S-300飛彈。我知道這世上有這個系統,但這些系統現在不在烏克蘭,無法防衛烏克蘭的天空。」

If this is too much to ask, we offer an alternative.

You know what kind of defense systems we need as 300 and other similar systems, and you know that they exist, and you have them, but they are on earth, not in the Ukrainian sky.

結語

簡報的目的不是為了澱到大家的鼓掌而已,要做生意,更重要的是清楚的讓對方知道,我方的要求是甚麼。

為了做到這一點,你必須把你要的東西,具體量化,擺在檯面上,讓大家去考量,下次當你遇到簡報會議時,請務必把握澤倫斯基示範的 Key asks 這個觀念。

(本文出自JEFF商務英語)

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