主管總是看不懂我在報什麼…簡報表格這樣做,清楚又專業!

《行銷人》編輯群
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|本文摘自《外商投資銀行超強Excel獲利法:step by step任何人都能提升數字敏感度,創造利潤最大化》一書,由時報出版提供,熊野整 著;劉格安 譯。|首圖:Photo by Lukas from Pexels

接下來要說明向上司等對象講解計畫時「呈現數字的方法」。
這裡很重要的一點在於:人們即使看到一成串數字也無法完全理解。

舉例而言,如果你讓上司看Excel表(收益計畫),問說:「您覺得這份計畫如何?」上司恐怕只會說:「抱歉,我不知道要看哪裡……你想講的重點是什麼?」

收益計畫一定要「用圖表與PPT說明」,這是最基本的事。
為了讓一連串數字看起來更淺顯易懂,以下將說明如何活用圖表與PPT來「呈現」整場簡報。

發表收益計畫簡報:商業模擬是否正確傳達很重要

編製目次

在簡報的開頭編製目次。一開始就告訴聽眾這次的收益計畫結構,好讓大家知道:「喔,固定成本的說明在最後啊,那麼關於固定成本的問題就稍後再問吧。」

除此之外,在簡報頁數很多的情況下,如果能在說明各個部分之前,再次列出目次,那麼聽眾也可以理解到「現在說明的是整份簡報的中間部分,那離結束大概還有10分鐘」。

先提出總結:直條圖

在收益計畫簡報中,要先放上總結的投影片。由於聽眾最關心的是「那到底可以賺多少錢?」因此最初的階段就要在總結的投影片上,提出各個案的營業收入與利潤。

如果聽眾(上司、經營團隊等)在這個階段即表示認同「原來如此,明年的計畫是以○○億圓的盈餘為目標啊?以目標來說還算合理」的話還無所謂,但如果從一開始就被說:「目標怎麼可以設那麼低!」後面的簡報恐怕會很辛苦。即使只有營業收入與利潤等重大目標,如果能在簡報前先與聽眾取得共識,將會使討論更加順利。

此外,在總結中需分別說明悲觀個案、樂觀個案的營業收入與利潤。樂觀個案是比較理想的計畫,由於隨著廣告宣傳費用增加,營業收入增加的幅度更大,因此利潤也會增加。聽眾看到這裡,恐怕會擔心「那營業收入減少時,廣告宣傳費用還是維持不變嗎?那樣會虧損喔」。事前預見到這一點,然後進一步說明:「在悲觀個案中,假定營業收入會減少,這時會控制廣告宣傳費用,因此可以充分確保利潤。」藉此傳達出「不會眼見營業收入減少,還拚命做廣告宣傳導致虧損」的訊息,讓對方感到安心。

先用樂觀個案傳達「對成長的追求」,表現出以營業收入大幅成長為目標,再用悲觀個案展現「冷靜判斷的態度」,讓人知道即使在營業收入沒有成長的情況下,也能充分掌控利潤,像這樣取得平衡很重要。

雙座標圖表

接著是營業收入主因之一的會員數。

重點是由於「投入更多廣告宣傳費用,即可大幅增加會員數」,因此要把這2個數字合併在1張圖表中呈現。這種圖表稱作雙座標圖表,直條圖(左軸)是廣告宣傳費用,折線圖(右軸)是會員數。

堆疊直條圖

最後是固定成本。雖然同樣是固定成本,但還分成人事成本與租金等各種項目,因此細項也必須充分說明。此處使用的是「堆疊直條圖」。

使用堆疊直條圖的好處是,可以呈現總固定成本的推移(增加趨勢),同時也能看見細項。從這張圖表就能知道,固定成本的增加主因是人事成本。

此外,在收益計畫簡報的各張投影片上,將圖表與文字並列是最基本的。前面的投影片配置皆是上方為文字,下方為圖表,這次的投影片配置則是左邊為圖表,右邊為文字。至於要上下配置或左右配置,可由圖表大小或文章長度進行判斷。

|本文摘自《外商投資銀行超強Excel獲利法:step by step任何人都能提升數字敏感度,創造利潤最大化》一書,由時報出版提供,熊野整 著;劉格安 譯。|責任編輯:曲潔君

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