不依賴公證員 開始自行記帳的商人

義大利記帳的習慣其實12世紀到13世紀就存在,而損益表與資產負債表正是從此時發展而來。(圖片來源/Unsplash)

中世紀左右,義大利還是個由多個城邦組成的集合體。威尼斯、佛羅倫斯、米蘭、那不勒斯、日內瓦就是所謂的「諸國」。所以義大利料理中有像「拿坡里(那不勒斯)披薩」、「米蘭炸肉排」、「日內瓦義大利麵」這樣,以地名做為名稱的料理流傳至今。

義大利各城邦=各國家,皆有各自獨特的氛圍。

就連進行買賣的組織型態與活動內容,也有相當明顯的差異。

例如,提到組織結構,威尼斯主要是以家族親戚所組成的「Family」組織,但在佛羅倫斯,找無血緣關係的「朋友」合作做生意的例子愈來愈多。

買賣的形式也有相當大的差異。威尼斯以「單筆交易」為主,相較之下,佛羅倫斯則多是以「持續性」的生意為主。

威尼斯船員基本都是基於任務(project base)出海。因應每項任務重新「募集人手」和「調度資金」,任務一結束,就全數化為現金發放後就地解散。非常原始且單純的生意方式。

但這樣的交易意味著每次都必須從零開始。實在很浪費時間和精力。

因此,逐漸變成「能持續的長期買賣」。這種傾向是屬於可固定於一處進行交易的內陸地區的優勢,因此佛羅倫斯才會出現愈來愈多持續性的組織。

從威尼斯型的「家族親戚中心」組織,轉變為佛羅倫斯型的「合夥人中心」組織。

也就是說,夥伴的性質從「家族親戚」,逐漸開放為「包含外部合夥人在內」的過程。若是以資產負債表來表示上述差異,右下的出資者欄位是指從「家族親戚」轉變為「朋友」的意思。

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學習簿記自己記帳

中世紀的佛羅倫斯及其他內陸都市常見的公司(compania),是為了能持續進行買賣而陸續成立。這個詞彙不斷演變,就成為:之後意指「公司」的「company」。

這個單字的語源是指「com =共同;pan =吃麵包」的人們。因此「com.pany」原本的意思是指「一起吃麵包的朋友」。

compania是指「和朋友一起組隊」,是最原始的組織。其他也能見到幾個組織或組合的型態,但幾乎都是所謂的「合夥人」。

由於是「朋友」們共同出資經營事業的緣故,因此有時,在都市的公司會產生新的問題。那就是,仰賴家族親戚羈絆組成的公司不會出現的「背叛者」。只要往都市發展經營買賣,背叛者、不守規範的朋友就會增加。

有鑑於這樣的情況,商人們開始牢記「任何約定都要用白紙黑字留下紀錄」。這時就需要「公證員」的存在。每件重要的約定,都不是口頭,而是白紙黑字在文件上「記錄」。對於充滿都市不安感的人們而言,公證員這個職業是提供他們安心的存在。

在《威尼斯商人》之中,就連要求安東尼奧必須遵守「在無法還債的情況下,要割下一磅肉」的夏洛克,都曾為了當初約定究竟有無效力而這樣大聲叫喚:

「來人,趕快去把公證員找來!」

中世紀後期的義大利商人們對於「留下紀錄」非常積極。原本仰賴公證員背書所有紀錄正當性的他們,發現這實在太耗費時間,價格也太昂貴了。不久,商人們開始思考如何「自己留下紀錄」──這就是「簿記」的起源。

在義大利,記帳的習慣其實十二世紀~十三世紀左右就存在。只是,根據地區或是商人的習慣不同而未能統一。統整好這些制度,被視為「正確的記帳方式」方針的,正是盧卡老師的《算術、幾何、比例總論》第二十七頁的內容。

在這頁所記述的內容,其實是以威尼斯商人之間廣為流傳的「威尼斯式」簿記為基礎,再增添內容的「佛羅倫斯式」所形成的。其內容對商人而言,成為手中最可靠的「武器」。

商人記帳的兩項優點

在黑手黨(Mafia)電影中,「背叛者」登場的時機點,必然是發生在「成功搶劫之後」。

鬩牆、背叛、撕破臉……這些幾乎確定會發生的情況,都出現在「成功搶到錢之後」。

這在會計的世界裡,就是「利益分配」的問題。

就算是志同道合的「朋友」,一旦一起做生意之後,就會發生種種問題,其中最主要的關鍵就是在於「利益分配」引起的混亂。為了避免撕破臉或鬩牆的情況,就必須要用「財報」公告獲利情況,確實地進行「分配」。

不論是黑手黨的銀行強盜、威尼斯的船員、佛羅倫斯的貿易商,只要確實發表「財報」並分配「獲利」的話,就能避免糾紛。

威尼斯的船員每次出航都會確實記錄財報。

然而,定居下來進行長期貿易的佛羅倫斯商人們,則是心血來潮時才會記錄財報。

義大利的組織或行會,以三年之類的時間點設定一個期限,只要期限一到,就會自動延長。在這樣的情況下,不會年年記錄財報的商人愈來愈多。

那什麼時候才會結算呢?例如,可能是做生意的朋友之中有人說:「我要回家鄉了。」的時候。到那時,除了舉行歡送會以外,就會公開「財報」情況,確認到那時賺得的所有獲利之後,就會歸還符合當時出資金額相應比例的獲利。

對於只有在「必要的時候」才會進行結算的懶惰商人而言,盧卡老師在書中諭示著:「每年都需要好好地進行結算喔!」指出結算清楚是友情能長久維持的祕訣。

學習簿記並正確記帳的優點有兩個。

首先,對外公告時可做為「證據」。例如,當發生與交易相關的糾紛,如果每天都確實記帳,就能做為證據提交給法院。因為記錄了交易情況並且保存下來,就能對抗對手。因為這樣,就算不依賴公證員,也能減少對外的糾紛。

另一項優點則是,可以讓「獲利」情況明朗化。只要每天都記錄交易情況,就會掌握當時的「獲利」情況。每年都進行一次結算的話,就能使獲利情況透明,這做法可以避免在出資比率分配獲利時鬩牆的情況。如此一來,簿記對內就是發揮在「利益分配」之際減少麻煩的功能。

用現金流與庫存表現「因果」的財報

這個由小城邦組成的集合體,帶動著各國的商人們在政治面不太穩定的義大利持續發展。而支持他們活動的毋庸置疑就是簿記。簿記能協助商人脫離與「獲利」有關的混亂。

在原始的帳簿上,會註記交易對象的「人名」。就算不需要在公證員的見證下製作契約,有了人名資料後,若能自己做好「借/貸、買/賣」紀錄附上的話,還是能成為證據。不久,帳簿上的欄位不只是人名,還多了「項目名稱」。

接著,遵循盧卡老師的教誨,每天都認真記錄交易狀況,只要統整一年份的帳簿紀錄,就能計算出「一年份的獲利」。這就是呈現一段固定時間內盈虧情況的現金流。

此外,如果是在結算日盤點,在結算當天就能掌握「財產內容」,就是指庫存情況。而現金流與庫存正是財報的原型。

由於盧卡‧帕西奧利是將威尼斯與佛羅倫斯兩地商人採用的簿記「彙整後羅列呈現」,因此嚴格來說,簿記制度並不是盧卡發明的。甚至帳簿也不是威尼斯與佛羅倫斯商人發明的,多數人認為源頭應該是從東方商人學得的。

原本簿記就是個很難清楚說明「什麼時候,由誰發明」的技術。因為這是經過各世代,許多商人們共同努力下完成的。

但是從一四九四年盧卡先生出版《算術、幾何、比例總論》開始,簿記確實「早已普及」。從這一點來看,將一四九四年視為「簿記元年」應該也無妨!

《算術、幾何、比例總論》的第二十七頁的內容,從義大利各城邦普及到歐洲其他各國。在歐洲各地也有不少將《算術、幾何、比例總論》視為教科書而舉辦的「簿記教室」。商人們與他們的子女很熱情地學習記帳方式。

這時代的「數字能力」,指的正是學習「記帳的能力」。

學習動機並不是為了其他人,而是「為了自己」。因為有記帳能力,商人們可以從種種交易糾紛中明哲保身,也可以避免朋友之間鬧翻。

每天都記帳,在結算日進行盤點,製作現金損益計算表(原因)以及庫存情況的資產負債表(結果)兩項財報──這個架構的原型,可以說是在義大利時代完成的。

內容來源:《大錢流:金錢的流動影響了歷史的變動,看記帳如何改變全世界,左右全球商業模式與金融發展》漫遊者文化授權轉載。

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